O korištenju Office 365 usluge na Filozofskom fakultetu


Što je Office 365?

Office 365 je Microsoftova usluga koja omogućuje korištenje mnogih računalnih usluga "u oblaku".

Office 365 Education je specifično izdanje te usluge za edukativne ustanove širom svijeta.

Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, kao i sve ostale javne škole i fakulteti na sveučilištima u Hrvatskoj i u svijetu, ima pravo na besplatno korištenje svega ponuđenoga iz osnovnog izdanja usluge Office 365 Education.

Dodatno, temeljem ugovora hrvatskog Ministarstva znanosti i obrazovanja i tvrtke Microsoft, korisnici iz javnih škola i sa sveučilišta u Hrvatskoj imaju pravo na instalaciju Office 2016 paketa na do pet osobnih računala (službenih ili privatnih, Windows ili Mac).

Kome je dostupan Office 365 Education?

Office 365 Education je besplatno dostupan svima na svim javnim sveučilištima širom svijeta, pa time automatski i svima na Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu. Točnije, svima koji na Filozofskom fakultetu imaju važeći AAI račun.

Što sadrži Office 365 Education?

U sklopu Sveučilišnog računskog centra (SRCE) u Zagrebu postoji Distribucijski centar za Microsoftove proizvode za sveučilišta u Hrvatskoj, pa i za Office 365 Education. Kod njih su dostupne informacije o Office 365 Education usluzi u Hrvatskoj i načinu njenoga korištenja, koje uglavnom vrijede i na Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu.

Office 365 Education sadrži, među ostalim, i sljedeće:

Više detalja možete naći na stranicama Distribucijskog centra za Microsoftove proizvode na SRCU.

A Office 2016 za instalaciju na osobno računalo?

Ministarstvo znanosti i obrazovanja je sklopilo poseban ugovor s Microsoftom po kojem korisnici Office 365 Education usluge u Hrvatskoj imaju pravo na lokalnu instalaciju Office 2016 paketa na do pet svojih osobnih računala (službenih ili privatnih, Windows ili Mac).

NAPOMENA: Ovako instalirani programi iz lokalno instaliranog Office 2016 paketa funkcioniraju samo za korisnika pod čijim korisničkim imenom je Office 2016 paket instaliran, ali ne i za druge korisnike na tom računalu. Dakle, Office 365 i Office 2016 su samo za vašu osobnu upotrebu, ali ako ipak ustupite nekome mogućnost da nešto obavi na vašem računalu s vašim korisničkim računom, ta će osoba istovremeno imati pristup i do vaše elektroničke pošte i dokumenata u Office 365 sustavu.

Bitno je znati i da lokalno instalirani Office 2016 paket povremeno provjerava, putem Interneta, vrijedi li još korisnikova licenca u oblaku i ako nađe da je licenca istekla ili ne bude u stanju provjeriti stanje licence duže od trideset dana, programi iz Office 2016 paketa će uskratiti dio funkcionalnosti. Dakle, barem jednom mjesečno morate biti spojeni na Internet.

Što je drukčije s korištenjem Office 365 Education usluge na Filozofskom fakultetu?

Ono u čemu se naš način bitno razlikuje od načina opisanog u navedenom materijalu na SRCU jest da se kod nas NE koriste AAI računi za pristup toj usluzi. Naime, da bismo mogli koristiti AAI račune za prijavu u Office 365 sustav, morali bismo forsirano migrirati poštanske sandučiće svih naših korisnika na Office 365 ili činiti tehničke komplikacije da bismo ukrotili dva odvojena sustava koji bi glumili cjelinu. To iz raznih razloga nije i neće biti prihvatljivo svim našim korisnicima, a mi iz Službe za informatiku ne osjećamo nikakvu potrebu da naše korisnike silimo da koriste elektroničku poštu na Office 365 usluzi.

Tehnička posljedica te odluke je da NE možemo koristiti AAI sustav za autentikaciju korisnika, pa će se za prijavu na Office 365 sustav koristiti "obični Office 365 korisnički računi". Ovo nije nimalo drukčije od toga da korisnik ima zaseban ("obični") korisnički račun na Gmailu ili Hotmailu, uz tu razliku da fakultetska Služba za informatiku može jednostavno resetirati korisničke zaporke/lozinke na Office 365 sustavu za svoje korisnike, kad ih korisnici zaborave, a na Gmailu, Hotmailu i sličnim servisima ne.

Druga tehnička posljedica te odluke, osobito dobra posljedica, jest da su ta dva email sustava potpuno odvojena u tehničkom smislu, pa nikada jedan drugome neće biti razlog ili opravdanje za tehičke probleme.

Što morate koristiti od Office 365 Education usluge na Filozofskom fakultetu?

Baš ništa :-).

Koristit ćete od ponuđenoga samo ono što želite. Iznimka od ovoga može biti neka aplikacija za studentsku ili zaposleničku populaciju, kad i ako takva aplikacija bude napravljena u okviru Office 365 Education usluge.

Kako izgledaju korisnička imena za Office 365 sustav na Filozofskom fakultetu?

Korisnička imena za korisničke račune na Office 365 sustavu na FF će biti vrlo slična postojećim AAI računima

Na primjer, neki Josip Horvat bi imao:

Jedan ili dva poštanska sandučića?

Tehnički, spomenuti Josip Horvat bi mogao istovremeno imati poštanske sandučiće na objema adresama: jhorvat@ffzg.hr i jhorvat@m.ffzg.hr, ali za većinu bi naših korisnika borba s dva poštanska sandučića (i dvije zaporke/lozinke za email račune + lozinka za AAI račun) bila prevelika komplikacija. Stoga ćemo svima...

Korisnici koji žele koristiti sandučić elektroničke pošte na Office 365 sustavu mogu koristiti:

Korisnicima koji ne žele koristiti sandučić elektroničke pošte na Office 365 sustavu se baš ništa neće promijeniti - sve ostaje po starom i neće nigdje trebati mijenjati nikakve postavke.

Ovaj prijelaz na korištenje elektroničke pošte na Office 365 sustavu nije isključivo jednosmjeran. Korisnikovu poštu je tehnički moguće vratiti na stare fakultetske poslužitelje i na staru adresu, ali nećemo to raditi bez doista ozbiljnog razloga. No, bitno je da je povratak na staro tehnički savršeno moguć, za jednog korisnika ili čak za sve korisnike, ako ikad pomislimo da bi tako nešto, iz nekog malo vjerojatnog razloga, bilo bolje za naše korisnike u cjelini.

A tko sve može čitati vašu poštu?

U godinama koje su prohujale od instalacije prvoga email poslužitelja na Filozofskom fakultetu, mi iz Službe za informatiku smo povremeno znali čuti bojažljiva korisnička pitanja tipa: A čita li netko našu elektroničku poštu na FF?

Ne, ne čita, naravno da ne, jer:

No da, istina je, tehnički gledano "sistemci" imaju mogućnost čitanja bilo kojeg sadržaja na Unix/Linux poslužiteljima, pa tako i svih email poruka svih korisnika. Naprosto, to je tako na svim Unix, Linux i sličnim sustavima (a takvi su naši postojeći poslužitelji za elektroničku poštu), jer je tehnička definicija "superuser" korisnika (hipertehnički naziv za "sistemca") da je to "onaj koji može čitati (i pisati u) sve sadržaje na poslužitelju".

Na Office 365 sustavu nije tako. Služba za informatiku na Office 365 sustavu može:

A onda se vi dalje pitate: "A mogu li Microsoftovi zaposlenici iz svijeta čitati vašu poštu i vaše podatke na njihovim poslužiteljima?" Mogu, ali samo ako se njihov šef suglasi s tim, a to će učiniti samo zbog ozbiljne poslovne potrebe tj. nekog problema koji ste vi prethodno evidentirano prijavili. I onda, kad Microsoftov zaposlenik dobije takvu suglasnost, Office 365 sustav tom Microsoftovom zaposleniku dopušta pristup vašim podacima na vrlo ograničeno vrijeme, svega nekoliko sati.

A u Njemačkoj ni to nije dovoljno, nego je, osim šefove suglanosti, potrebna i suglasnost odgovarajuće osobe iz nekog njemačkog državnog tijela za nadzor takvih postupaka. Svaka od tih suglasnosti je samo nekoliko klikova ovdje i ondje, ali ostaje trajno zapisano da je netko tražio suglasnost i da ju je netko dao (a nitko ne može samostalno, bez tih klikova doći do vaše pošte ili drugih podataka).

Dakle, nitko na Office 365 sustavu ne može čitati vaše podatke ni poštu bez vaše suglasnosti. Ovo su informacije s predavanja na prošlogodišnjoj Windays konferenciji, na kojoj je čovjek iz Microsofta pričao kako to ide s njihovim davanjem prava na pristup korisničkim podacima, u smislu zakonskih regulativa raznih država koje mora zadovoljiti ekipa iz Microsofta (a i ostali davatelji takvih usluga) da bi uopće mogli davati ovakve usluge.

Istina je, u Office 365 sustavu postoji i tehnička mogućnost da se "promatra" nečiji poštanski sandučić i da se "čuvaju poruke" u sandučiću dok "traje potreba", kad i ako se steknu formalnopravni razlozi i uvjeti (sudskopolicijski, na primjer). No, takvo nešto se kod nas nije dogodilo u zadnjih 17 godina, koliko postoji Služba za informatiku, no kad i ako se to dogodi tada:

Ovakva funkcionalnost postoji, naravno, radi udovoljavanja zakonskim propisima.

Stoga, ako ste do sada i imali neke sumnje oko mogućnosti da netko čita vašu poštu, sada možete biti sasvim slobodni od njih :-). Sistemci ni do sada nisu čitali vašu poštu (ali su imali mogućnosti za to), ali sada više nemaju ni tehničku mogućnost za to, ako je vaša pošta na Office 365 sustavu.

Dodatno, Microsoft deklarirano ne koristi vašu elektroničku poštu za prilagođavanje vlastitih reklamnih aktivnosti prema vama, za razliku od Googlea. Istina je, ni kod Googlea nijedna fizička osoba ne čita vašu poštu, nego programi na njihovim poslužiteljima "na veliko" analiziraju korisničku poštu i prilagođavaju svoje reklame prema vama na temelju toga što su našli u vašoj pošti. Neke ljude to smeta, neke ne, a neki to čak i cijene.

Dodatno 2, naša elektronička pošta se u okviru Office 365 sustava čuva na poslužiteljima koji su fizički unutar granica EU (naime, pri kreiranju poštanskog sandučića na Office 365 sustavu je potrebno označiti "lokalitet" korisnika i svim korisnicima s Filozofskog fakulteta je to postavljeno na "HR" pa se onda pošta čuva u EU).

Gdje i kako se pristupa Office 365 sustavu?

Početna adresa za korištenje Office 365 sustava je http://portal.office.com. Dakle, PORTAL OFFICE COM.

Ova početna adresa je ista za sve vrste korisnika Office 365 sustava širom svijeta (i komercijalne i edukacijske i tko zna još kakve), a skup licenci dodijeljenih pojedinom korisniku čini razliku u onome što pojedini korisnik može koristiti. Office 365 je jedinstven sustav, a mi na njemu uživamo u Office 365 Education usluzi, u skladu s dodijeljenim licencama (a neki drugi korisnici će uživati u nekoj drugoj vrsti, opsegu i razini Office 365 usluga, prema njima dodijeljenim licencama).

Prvi stupac ("FREE") na ovoj stranici navodi što sve besplatni edukacijski korisnici mogu koristiti (dodatno, mi u Hrvatskoj imamo pravo i na instalaciju Office 2016 paketa, kako je to već ranije spomenuto).

Kako početi?

Na početku korištenja usluge Office 365 Education na Filozofskom fakultetu u Zagrebu ćemo vas zamoliti

Anketa se sastoji od svega par pitanja o vašim željama u vezi korištenja elektroničke pošte na Office 365 Education usluge na Filozofskom fakultetu, kako bismo znali što očekujete od nas, u rasponu od "ništa" i "taman posla", pa sve do "upomoć". Po završetku ankete ćete elektroničkom poštom dobiti privremene pristupne podatke za Office 365 uslugu.

Što vam treba za početak?

Da biste se mogli prijaviti na web stranicu za ispunjavanje ankete, trebat će vam korisnički podaci (korisničko ime i zaporka/lozinka) za AAI račun s Filozofskog fakulteta.

NAPOMENA: Prijenos pošte u Office 365 sustav neće ići promptno. Služba za informatiku će se javiti korisnicima čije poruke elektroničke pošte planira prebaciti, ako ste u ovoj anketi iskazali želju za time. Prvo one spretne, pa onda redom dalje.

U anketnom upitniku su detaljnije objašnjena postavljena pitanja i ponuđeni izbori.

Što još trebate znati za početak?

Ubrzo nakon ispunjavanja anketnog upitnika korinik će elektroničkom poštom dobiti pristupne podatke za Office 365 sustav (korisničko ime i privremenu lozinku) i korisnici ih odmah mogu koristiti za prijavu na Office 365 sustav.

U toku prvog prijavljivanja na Office 365 sustav, nakon upisivanja korisničkog imena i privremene lozinke, Office 365 sustav će zatražiti da upišete novu, trajnu lozinku, čijim upisivanjem će privremena lozinka, postati nevažeća.

Kasnije ćemo u Office 365 sustavu uključiti MFA (multi-factor authentication), koja omogućuje prijavu na nekom računalu samo osobi koja u ruci drži (vaš) mobitel čiji broj je prethodno evidentiran u sustavu. Naime, u Office 365 sustavu će se koristiti prijavljivanje uz tzv. multi-factor authentication. To je način u kojem Office 365 sustav, pri pokušaju prijave u taj sustav, šalje korisniku SMS poruku na njegov mobitel s brojem kojega treba prepisati u stranicu za prijavu kako bi vas sustav pustio dalje. Ovo će dramatično smanjiti naše probleme sa slanjem spam-pošte s fakultetskih adresa eletroničke pošte (zbog čega stalno dospijevamo na crne liste pa onda naša pošta tjednima ne može biti isporučena našim korespondentima).

Naravno da to nećete morati činiti svaki puta, jer ćete na računalima koje učestalo koristite označiti "don't ask again on this computer" ili kako se to u konkretnom trenutku zove na tom ekrančiću.

Ako NISTE odabrali migraciju elektroničke pošte u našem aranžmanu, onda ste smjesta slobodni početi koristiti što god vam je dostupno u Office 365 sustavu. Ako ste, naprotiv, odabrali migraciju u našem aranžmanu, onda nemojte koristiti elektroničku poštu u Office 365 sustavu dok vam ne javimo da smo obavili migraciju, a sve ostalo iz Office 365 sustava vam je slobodno i dostupno za korištenje.

Što ako zaboravim početnu zaporku/lozinku ili se predomislim oko izbora odgovora na anketna pitanja?

Ništa strašno. Na ovoj stranici ćete se ponovno prijaviti svojim AAI podacima i dati nove (ili iste) odgovore na postavljena anketna pitanja, i na kraju ćete dobiti novu lozinku za Office 365 sustav.

S vremenom će se pojaviti i stranica na kojoj će korisnici s AAI računom moći sami resetirati svoju Office 365 lozinku.

Kako otvoriti anketu?

Za otvaranje ankete kliknite na gumb dolje.

Otvori anketu